Quy trình Giải quyết Khiếu nại của Sinh viên

Quy trình giải quyết khiếu nại của sinh viên là một phần trong cam kết của KUV nhằm mang đến trải nghiệm giáo dục chất lượng cao cho tất cả sinh viên. KUV đánh giá cao phản hồi của sinh viên như một yếu tố quan trọng trong việc đánh giá và cải thiện dịch vụ dành cho sinh viên. Quy trình này được thiết kế nhằm xử lý các khiếu nại của sinh viên một cách công bằng, khách quan và kịp thời. Lưu ý rằng quy trình này không phải là một thủ tục pháp lý. Ngoài việc ưu tiên giải quyết nhanh chóng và công bằng các vấn đề, KUV còn khuyến khích đối thoại mang tính xây dựng giữa các bên liên quan nhằm giải quyết các vấn đề một cách hòa giải trước khi chính thức khiếu nại.

Quy trình này áp dụng cho tất cả sinh viên đang theo học tại KUV, bao gồm các khiếu nại liên quan đến vấn đề học thuật và phi học thuật, việc sử dụng cơ sở vật chất, quy trình giám sát, kết quả đánh giá, các vấn đề liên quan đến khóa học, dịch vụ sinh viên, hoặc thái độ làm việc của nhân sự đối với sinh viên.

Sinh viên cần nộp khiếu nại ngay khi vấn đề phát sinh hoặc trong vòng 30 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc dẫn đến khiếu nại. Các khiếu nại được nhận sau thời hạn này chỉ được xem xét trong những trường hợp đặc biệt.

Sinh viên có thể đến Phòng Đào tạo hoặc Phòng Hỗ trợ Sinh viên để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ về các thủ tục liên quan đến quy trình khiếu nại và các bước cần thực hiện.

Quy trình giải quyết khiếu nại của KUV tôn trọng quyền riêng tư của tất cả các bên liên quan. Tất cả tài liệu liên quan đến khiếu nại sẽ được bảo mật. Mọi thông tin thu thập được trong quá trình này sẽ chỉ được chia sẻ theo nguyên tắc “cần biết” và chỉ nhằm mục đích giải quyết khiếu nại.

Để nộp khiếu nại, sinh viên cần điền vào mẫu Khiếu nại. Khi gửi đơn, sinh viên nên đính kèm các tài liệu hỗ trợ liên quan nếu có.

Sau khi nhận được khiếu nại, Phòng Đào tạo và Phòng Hỗ trợ Sinh viên sẽ phối hợp thu thập các thông tin cần thiết và gặp gỡ các bộ phận liên quan để đánh giá khiếu nại. Trong vòng 20 ngày làm việc, Phòng Đào tạo hoặc Phòng Hỗ trợ Sinh viên sẽ liên hệ với sinh viên về kết quả giải quyết khiếu nại. Nếu sinh viên không hài lòng với kết quả được đề xuất, họ có quyền phản đối trong vòng 10 ngày làm việc.

Sau khi xem xét lại khiếu nại, Phòng Đào tạo sẽ cung cấp một phản hồi bằng văn bản cho sinh viên. Nếu sinh viên không hài lòng với phản hồi này, họ có thể yêu cầu xét duyệt lại khiếu nại của mình. Yêu cầu xét duyệt lại phải được nộp trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận quyết định ban đầu.

Nếu khiếu nại vượt quá phạm vi của quy trình giải quyết ban đầu, một Hội đồng Xử lý Khiếu nại sẽ được thành lập. Hội đồng này bao gồm ít nhất ba thành viên, trong đó có một đại diện sinh viên. Hội đồng sẽ đánh giá lại tất cả các thông tin đã thu thập, tiến hành phỏng vấn bổ sung nếu cần và đưa ra quyết định cuối cùng về khiếu nại.

Sau khi Hội đồng đưa ra quyết định, sinh viên sẽ nhận được văn bản kết luận trong vòng 10 ngày làm việc.

Khi sinh viên nhận được thư kết luận xác nhận rằng tất cả các thủ tục nội bộ của KUV đã được hoàn tất, sinh viên vẫn có quyền tiếp tục yêu cầu xem xét lại khiếu nại nếu không đồng ý với kết luận của Hội đồng.